How Can We Help?
Fermer un projet
Introduction
Dans le cadre de la gestion des projets au sein de Damaris Groupe, nous devons procéder à la fermeture des projets Professional Services (PS) qui ont obtenu la recette définitive de la part du client.
L’émission de la Recette Définitive
Une fois que les derniers travaux inscrits dans le Plan Projet et Chiffrage ont été effectués et que le client considère que le projet arrive à sa fin, le Chef de projet doit émettre la Recette Définitive.
Voici le document modèle à utiliser : SOxxx_PVR_AAAAMMJJ
Remplissez ce document, créez une version PDF et envoyez-le au client.
Voici le contenu du mail :
Bonjour Madame, Monsieur Suite à la fin des travaux dans le cadre du projet en cours, je vous envoies le PV de recette. Veuillez SVP signer le document et nous le renvoyer par retour de mail. Parallèlement, si vous pouvez prendre quelques minutes pour remplir le formulaire de satisfaction client. Le code projet est SOXXX https://www.damaris.pro/satisfaction-client/ Je vous remercie par avance. Sincères salutations |
Pensez à archiver le PDF envoyé au client sur prod6, lié au projet en question.
Notez la date de l’envoi +15 jours dans votre agenda.
La fermeture du projet
Il existe quatre cas après l’envoi du PV de recette au client :
- Le client renvoie le document signé sans réserves
- Au bout de 15 jours, le client ne renvoie pas le document et ne répond pas à votre mail
- Le client renvoie le document avec des réserves
- Le client vous informe qu’il ne souhaite pas fermer le projet car pour lui, les travaux ne sont pas terminés
NB : Avant de fermer le projet dans OpenERP vérifiez que toutes les factures sont émises et réglées.
Cas 1 : Le client renvoie le document signé
Dans ce cas, veuillez SVP archiver le document reçu dans prod6
Allez dans OpenERP et retrouvez le projet dans la liste. Pour cela, allez dans le menu “Projet / Projets”
Sélectionnez le projet à fermer.
Une fenêtre similaire s’ouvre.
Cliquez sur le bouton “Fermer le projet”.
Cas 2 : Le client ne répond pas
La dernière phrase du PV de recette indique clairement qu’en l’absence de retour de la part du client, nous sommes à mêmes de fermer le projet.
La responsable ou le responsable du compte client pourra être interrogé avant la fermeture du projet lors du “Customer Commitee”.
Avec l’accord du Customer Committee, procédez à la fermeture du projet comme le cas 1.
Cas 3 : Recette définitive avec des réserves
Analysez les réserves du client inscrits sur le document.
Ouvrez un ticket par sujet et informez le client de la liste des tickets créés.
Si les écarts sont non-bloquants, fermez le projet et assurez le client du suivi des tickets concernant ses remarques.
Si les écarts sont bloquants pour le client, gardez le projet ouvert en attendant la fermeture des tickets bloquants.
Cas 4 : Le client ne souhaite pas fermer le projet
Gardez le projet ouvert.
Une nouveau PV de recette pourra être envoyé lorsque le responsable de compte client informe le Customer Committee.