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Migrer une application de GED vers Damaris RM
Vous disposez d’un outil de GED (Gestion électronique de documents) et vous souhaitez basculer tout ou partie de son contenu vers Damaris RM.
Cette bonne pratique est largement utilisée par nos clients.
Dans cet article, vous trouverez toutes les étapes classiques pour ce type de migration vers Damaris RM.
Le périmètre d’une migration vers Damaris RM
La migration d’une application existante vers Damaris RM peut concerner plusieurs types de données en amont :
- Le contenu des documents et des métadonnées actuellement stockés dans une GED
- Une base de données de gestion des archives physiques
- Des données pures, sans lien direct avec des documents
- C’est le cas classique de la récupération de référentiels disponibles dans une base de données
- Etc.
Les étapes clés d’une migration vers Damaris RM réussie
Voici un déroulé étape par étape que nous avons l’habitude d’effectuer :
- Analysez la structuration des données dans l’outil existant
- Rédigez un plan de tests permettant de valider votre future migration
- Configurer Damaris RM de manière adaptée par rapport à la structure actuelle des données
- Exportez un jeu étalon depuis l’application actuelle
- Paramétrez les fonctions d’importation dans Damaris RM
- Importez le jeu étalon dans Damaris RM
- Testez en utilisant le plan de tests préalablement rédigé
- Selon le volume de documents à migrer, imaginez un lotissement pour pouvoir suivre lot par lot les importations dans Damaris RM
Les fonctions impliquées dans un projet de migration vers Damaris RM
Dans l’application Damaris RM vous utiliserez les fonctions suivantes entrant dans le processus de migration :
| Fonction | Description | Résultats attendus |
| Administration / Service | La gestion des services propriétaires des documents | Déclarer et aligner les services existants dans l’outil actuel |
| Liste des typologies | La création du Tableau de gestion et des types de documents. Chaque type de document va avoir la liste des critères pour recevoir les métadonnées | Un tableau de gestion en conformité pour recevoir les documents |
| Tâche Extracteur d’index | La récupération des métadonnées à importer, avec ou sans lien de documents numériques. La tâche Extracteur d’index de Damaris RM vous permet de traiter des documents de type CSV, XML, Texte, etc. | Données extraites, accompagnées ou pas de documents prêtes à être intégrées dans Damaris RM. Cette tâche génère des fichiers XML d’archivage dans Damaris RM |
| Tâche Archivage numérique | Tâche d’intégration des documents et des métadonnées dans le coffre-fort Damaris RM | Le coffre-fort est mis à jour |
| Damaris Collect | Module permettant de collecter les documents stockés dans un répertoire partagé que vous souhaitez archiver dans Damaris RM | Les documents sont indexés automatiquement et prêts à être intégrés dans Damaris RM |
De plus, vous pourrez utiliser si besoin, des tâches connexes comme par exemple la Tâche de mise à jour index / tampon ou une tâche Exécuter SQL pour continuer à traiter des cas particuliers.
Le moteur de contrôle qualité de Damaris RM
L’application Damaris RM dispose d’un moteur de contrôles qualité des métadonnées vous permettant d’automatiser toute ou partie des vérifications, avec une remontée des écarts constatés.
Par exemple, une fois les documents intégrés, vous pouvez vérifier si un champ obligatoire est vide ou pas. Vous pouvez rendre cette vérification dès l’insertion du nouveau document, mais dans ce cas, le système rejette l’enregistrement.
Le moteur de contrôle qualité de Damaris RM offre le choix d’intervenir lors de la phase d’archivage ou de mises à jour des métadonnées.
Conclusions
Les projets de migration de données et de documents vers Damaris RM sont assez courantes car vous disposez souvent d’applications contenant des documents à centraliser.
Dans le cadre de la norme ISO 15489 Records Management, il est fortement conseillé de centraliser au maximum la gestion des vos documents dans un outil unique pour vous laisser la possibilité de tracer toutes les actions et ainsi de pouvoir répondre aux exigences de traçabilité et de RGPD.