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Comment tracer les actions dans Damaris RM ?
L’application Damaris RM est une implémentation de la norme ISO 15489 Records Management.
A ce titre, toutes les actions effectuées par les utilisateurs ou en automatique sont tracées.
Ensuite, il vous est possible d’effectuer des recherches dans cette base d’informations.
Ces outils viennent en appui de votre démarche de la conformité avec le RGPD.
Le journal des événements de Damaris RM
Ce journal trace toutes les actions effectuées dans le système.
Le menu est accessible en règle générale par les administrateurs fonctionnels.
Vous disposez de deux options, le journal détaillé et le journal synthétique.
Le journal détaillé vous permet de retrouver chaque action unitaire. Vous pouvez filtrer par un grand nombre de critères.
Le type de log discrimine les actions que vous souhaitez retrouver. Voici quelques exemples de types de log :
- Connexion
- Rechercher
- Visualiser un document
- Etc.
L’utilisation du journal synthétique de Damaris RM
Le journal synthétique est assez pratique pour faire remonter des nombres d’occurrences selon les filtres choisis.
Par exemple, vous pouvez obtenir le nombre de connexions des utilisateurs entre deux dates.
Voici les filtres disponibles pour le journal synthétique :
Notez que dans cette page, vous avez également la possibilité d’indiquer le ou les critères de regroupements.
Une fois le tableau des résultats obtenu, vous pouvez l’exporter en CSV ou PDF, mais également de le représenter sous la forme d’un graphique.
Retrouver l’historique des actions sur un document dans Damaris RM
Cette fonction est disponible depuis votre page des résultats de recherches dans Damaris RM.
Une fois sur la liste des résultats de recherches, choisissez un document pour obtenir toutes les actions effectuées dessus.
Cochez donc la case, puis allez dans le menu Plus / Voir / Historique.
Une fenêtre s’ouvre contenant la liste des actions effectuées sur le document choisi.
Le journal des appels Web Services dans Damaris RM
Cette information est réservée aux développeurs et n’est pas directement accessible depuis l’interface utilisateur de Damaris RM.
Chaque appel Web Service Damaris RM est enregistré dans une table de base de données.
En tant que développeur, vous pourrez y accéder pour retrouver les informations, d’analyser et ainsi de corriger des écarts éventuels.
La table se nomme : g_service_log
L’on y trouve les informations comme le JSON en entrée, la méthode appelée et le JSON de sortie.
Chaque enregistrement est horodaté pour vous faciliter le travail.