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Comment traiter les documents numériques dans Damaris RM ?
La solution Damaris RM vous offre une palette très large de fonctions de capture et d’archivage de documents numériques.
De quoi est composé un document numérique ?
Un document numérique est un fichier informatique de préférence dans un format pérenne dans le temps.
Les formats pérennes sont prévus pour durer le plus longtemps possible et de ce fait doivent suivre des standards indépendants de progiciels propriétaires.
Bien que Damaris RM accepte tout format de fichiers, nous vous suggérons de recourir le plus possible aux formats pérennes.
Voici quelques exemples de formats durables dans le temps :
- PDF/A
- JPEG
- PNG
- TIFF
- Texte
- XML
En plus du fichier lui-même il convient de prévoir son indexation.
L’indexation consiste à référencer le document par des critères qui vous serviront lors des recherches. C’est exactement le même principe que d’indiquer les informations sur un dossier. Une référence, une date, un nom peuvent composer les critères d’indexation de vos documents.
Les critères dépendent du type de document.
On n’indexe pas une facture de la même manière qu’un bulletin de paie.
La capture des documents numériques
Ici, nous allons vous présenter toutes les possibilités de capture de documents dans Damaris RM.
La capture consiste à archiver de nouveaux fichiers dans le système.
| Type de capture | Archivage | Indexation | Commentaires |
Télécharger document
| Par cliquer / déplacer sur votre PC | Manuelle | Utilisez le menuVidéocoder / Télécharger document |
Damaris Printer | Impression virtuelle à partie devotre poste de travail | Manuelle | Archivage à partir desoutils bureautique (Office, Word, Excel, PowerPoint) A partir de la messagerie (Outlook, Thunderbird) |
Importation des documents numérisés(Format image)
| Envoi des fichiers numérisés versle serveur. Archivage automatique Tentative d’extraction des index Contrôle qualité des index Correction par vidéocodage | Manuelleou Reconnaissance de QR Code ou code à barres Enrichissement par un fichier | Fichiers TIFF, JPEG, PNGacceptés en plus des PDF |
Importation de documents formulairesIssus d’un système informatique (Factures, Bulletins de paie, etc.)
| Reconnaissance et extractiondes index Découpage du fichier PDF en plusieurs documents si nécessaire | Automatique | A partir de fichiers PDFtextuels |
Numérisation à partir de Damaris RM(Cloud Capture)
| Utilisation d’un scannerconnecté à votre PC Déclenchez la numérisation et saisissez les index | Manuelle | Il convient de vérifier laliste des scanners compatibles. Validez l’option « Permettre Cloud Capture » dans Préférences Société |
La création de documents PDFA partir de données (Texte, CSV, XML)
| Créez des fichier PDF à partir dedonnées brutes. Configurez vos fonds de pages avec votre Logo | Automatique à partir desfichiers en entrée | Utilisez la fonctionConfig Typologie / Modèle FDI Ensuite créez une tâche FDI Generator |
Damaris Mobile
| Prise de photosCréation d’un fichier PDF | Manuelle | Installez Damaris Mobilesur votre Smartphone ou Tablette. Synchronisez avec Damaris RM à l’aide du QR Code Donnez les droits dans le Groupe |
La mise en place d’unScanning Center
| Transfert automatique desdocuments vers le serveur | Reconnaissance code à barresou QR Code Indexation manuelle | Paramétrez un projetde numérisation dans le menu Vidéocoder / Gestion numérisation |
L’archivage des documents reçus par E-Mail | La création d’une tâcheplanifiée dans Damaris RM | Extraction des indexEn utilisant les autres tâches Comme :
| Créez une ou plusieurstâches planifiées. |
Les scanners compatibles
Damaris RM accepte tout document numérique (PDF, TIFF, JPEG, PNG) produits à partir de tout scanner du marché.
Néanmoins, nous avons mis en production des scanners de la marque Canon, Kodak et Fujitsu.
Concernant le mode d’acquisition « Cloud Capture », il convient de vérifier la disponibilité des pilotes spécifiques pour cette fonction.
Par exemple, les scanners Canon M-140 fonctionne en Cloud Capture.
Voici une liste non-exhaustive d’autres scanners en production chez nos clients :
- Fujitsu ScanSnap IX-1500
- Fujitsu ScanSnap IX-1600
- Toshiba eStudio 408S
- Toshiba eStudio 409S
- Toshiba eStudio 4515ac
- Etc.