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Introduction

La solution Damaris RM vous offre une palette très large de fonctions de capture et d’archivage de documents numériques.

 

De quoi est composé un document numérique ?

Un document numérique est un fichier informatique de préférence dans un format pérenne dans le temps.

Les formats pérennes sont prévus pour durer le plus longtemps possible et de ce fait doivent suivre des standards indépendants de progiciels propriétaires.

Bien que Damaris RM accepte tout format de fichiers, nous vous suggérons de recourir le plus possible aux formats pérennes.

Voici quelques exemples de formats durables dans le temps :

  • PDF/A
  • PDF
  • JPEG
  • PNG
  • TIFF
  • Texte
  • XML

En plus du fichier lui-même il convient de prévoir son indexation.

L’indexation consiste à référencer le document par des critères qui vous serviront lors des recherches. C’est exactement le même principe que d’indiquer les informations sur un dossier. Une référence, une date, un nom peuvent composer les critères d’indexation de vos documents.

Les critères dépendent du type de document.

On n’indexe pas une facture de la même manière qu’un bulletin de paie.

 

La capture des documents numériques

Ici, nous allons vous présenter toutes les possibilités de capture de documents dans Damaris RM.

La capture consiste à archiver de nouveaux fichiers dans le système.

Type de capture Archivage Indexation Commentaires
Télécharger document

Télécharger Document

Par cliquer / déplacer sur votre PC Manuelle  Utilisez le menu

Vidéocoder / Télécharger

document

Damaris Printer

Impression virtuelle à partie de

votre poste de travail

Manuelle  Archivage à partir des

outils bureautique (Office,

Word, Excel, PowerPoint)

A partir de la messagerie

(Outlook, Thunderbird)

Importation des documents numérisés

(Format image)

Format JPEG

Envoi des fichiers numérisés vers

le serveur.

Archivage automatique

Tentative d’extraction des index

Contrôle qualité des index

Correction par vidéocodage

Manuelle

ou Reconnaissance de QR Code

ou code à barres

Enrichissement par un fichier

 Fichiers TIFF, JPEG, PNG

acceptés en plus des PDF

Importation de documents formulaires

Issus d’un système informatique

(Factures, Bulletins de paie, etc.)

 

Format XML

Reconnaissance et extraction

des index

Découpage du fichier PDF en

plusieurs documents si nécessaire

 

 Automatique A partir de fichiers PDF

textuels

Numérisation à partir de Damaris RM

(Cloud Capture)

 

Paramétrage Cloud Capture

Utilisation d’un scanner

connecté à votre PC

Déclenchez la numérisation et

saisissez les index

Manuelle Il convient de vérifier la

liste des scanners

compatibles.

Validez l’option

“Permettre

Cloud Capture” dans

Préférences Société

La création de documents PDF

A partir de données (Texte, CSV, XML)

Format PDF

 Créez des fichier PDF à partir de

données brutes.

Configurez vos fonds de pages avec

votre Logo

Automatique à partir des

fichiers en entrée

 Utilisez la fonction

Config Typologie /

Modèle FDI

Ensuite créez une tâche

FDI Generator

Damaris Mobile

Damaris Mobile

Prise de photos

Création d’un fichier PDF

Manuelle  Installez Damaris Mobile

sur votre Smartphone ou

Tablette.

Synchronisez avec

Damaris RM à l’aide du

QR Code

Donnez les droits dans le

Groupe

 

La mise en place d’un

Scanning Center

Scanning Center

 Transfert automatique des

documents vers le serveur

Reconnaissance code à barres

ou QR Code

Indexation manuelle

Paramétrez un projet

de numérisation dans le

menu Vidéocoder /

Gestion numérisation

 

 

L’archivage des documents reçus par E-Mail

Damaris E-Mail Client

La création d’une tâche

planifiée dans Damaris RM

 

Extraction des index

En utilisant les autres tâches

Comme :

  • PDF Splitter
  • Extracteur d’index
Créez une ou plusieurs

tâches planifiées.

 

Les scanners compatibles

Canon DR-M140

Damaris RM accepte tout document numérique (PDF, TIFF, JPEG, PNG) produits à partir de tout scanner du marché.

Néanmoins, nous avons mis en production des scanners de la marque Canon, Kodak et Fujitsu.

 

Concernant le mode d’acquisition “Cloud Capture”, il convient de vérifier la disponibilité des pilotes spécifiques pour cette fonction.

Par exemple, les scanners Canon M-140 fonctionne en Cloud Capture.

Archivage des documents numériques