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Comment supprimer une information ou un document dans Damaris RM ?
Vous souhaitez supprimer une information ou un document dans Damaris RM.
Il faut bien noter que Damaris RM est un coffre-fort numérique essentiellement conçu pour préserver et pour maintenir des données. De ce fait, la fonction de suppression suit des règles assez strictes pour éviter toute erreur de manipulations.
Les fonctions de suppression dans Damaris RM
Il existe essentiellement deux grandes fonctions de suppression dans Damaris RM :
- Le menu « PLUS / Supprimer » depuis le tableau des résultats de recherches
- Le Workflow « Sorts Finaux »
La fonction Supprimer
La fonction principale et simple consiste à retrouver l’élément à supprimer dans une liste des résultats de recherches, puis aller dans le menu PLUS / Supprimer.
Cette action simple requiert néanmoins une autorisation spécifique.
Pour supprimer un ou plusieurs enregistrements dans Damaris RM, rien de plus simple et rapide.
- Effectuez une recherche dans Damaris RM et retrouvez le ou les enregistrements dans les résultats de recherches
- Choisissez les enregistrements à éliminer en cochant la case à gauche de chaque ligne
- Rendez-vous dans le menu PLUS / Supprimer
- Validez une première fois votre choix
- Revalidez une deuxième fois votre action
Les enregistrements sélectionnés sont supprimés.
Attention : Si le menu PLUS / Supprimer est absent, cela est sûrement lié aux droits qui sont accordés à votre Profil et Groupe d’utilisateurs.
Il convient de contacter votre administrateur pour obtenir ce droit spécifique.
Le Workflow Sorts Finaux
Ce Workflow est très adapté dans les cas de suppressions massives de documents ayant atteint leur date d’application de fin de cycle de vie.
Cela vous permet de vous mettre en conformité avec les directives et les lois en vigueur.
Un article spécifique vous explique le fonctionnement des Sorts Finaux.
Les suppressions dans le Records Management
Damaris RM est une implémentation de la norme ISO 15489 sur le Records Management.
A ce titre elle suit toutes les bonnes pratiques de la norme, y compris les suppressions.
Dans l’archivistique à la Française, nous parlons volontiers de « Sort final », désignant la fin de vie d’un document.
Damaris RM gère le cycle de vie des documents et des données en suivant un Workflow qui intègre la durée de garde.
Ainsi, pour chaque type de documents, l’administrateur doit déterminer un nombre d’années de rétention des informations, en paramétrant la date de départ.
Par exemple, une facture doit être archivé 10 ans, à partir de la date de facture.
Les suppressions dans Damaris RM suivent cette règle.
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