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Introduction
La gestion des sorts finaux consiste à procéder aux différentes éliminations des documents hors délai de conservation.
La solution Damaris RM, en tant qu’outil de Records Management, intègre en standard le workflow des sorts finaux ou des éliminations.
La durée de conservation des documents
Les documents administratifs ou légaux sont régis par des textes de loi définissant leur durée de conservation basée sur une date de départ.
Chaque type de document peut avoir une durée de conservation différente.
Par exemple, les factures doivent être conservées pendant 10 ans, date de facture, sauf pour celles concernant les amortissements.
Les types de sorts finaux
Même si les éliminations des documents constituent le sort final le plus utilisé, il convient d’en citer d’autres, par exemple, la conservation, le tri ou le versement aux archives départementales.
Vous pouvez configurer dans Damaris RM, les bons types adaptés à chaque typologie de documents.
La lots des sorts finaux
Dans le principe, vous allez d’abord créer un ou plusieurs lots contenant des documents à éliminer.
Vous pouvez constituer les lots selon une logique de regroupement facilitant votre travail.
Voici quelques exemples de regroupements possibles :
- Par année de destruction
- Par service propriétaire des documents
- Par lieu de stockage
- Par type d’archives, numérique ou physique
- Etc.
La fonction Gestion Sorts Finaux
Utilisez le menu “Sorts Finaux” de Damaris RM pour créer et gérer vos lots d’éliminations de documents.
Au préalable, votre administrateur fonctionnel de Damaris RM a paramétré par type de document, la durée de conservation, la date de base de calcul et le type de sort final à appliquer.
Choisissez le menu “Sorts Finaux / Gestion des Sorts Finaux”.
La fonction vous permet de créer un nouveau lot ou d’alimenter un lot existant avec de nouveaux documents à éliminer.
Cliquez sur le bouton “Créer”.
Une fenêtre similaire s’ouvre :
Remplissez tous les champs indiqués.
En cochant la case “Respecter la date d’application de sort final” cela indique à Damaris RM de vérifier si la date d’élimination est bien atteinte. Dans le cas contraire, cela permet d’éliminer volontairement des documents avant leur date calculée d’élimination.
Le contenu d’un lot de sort final
Un moteur de recherches vous permet d’effectuer des recherches des documents que vous souhaitez éliminer.
Vous avez la possibilité de rechercher par des critères d’indexation classiques ou par service, par type de document ou par d’autres critères disponibles.
Attention : Certaines boites ou articles ne pourront pas inclure le lot s’ils sont en cours de demande par exemple.
Une fois la liste des résultats affichée, choisissez le ou les documents à éliminer, puis cliquez sur le bouton “Ajouter au lot”.
Depuis la liste des lots de sorts finaux, vous pouvez accéder au contenu d’un lot en particulier en utilisant la fonction “Voir le contenu”.
Ensuite, vous avez la possibilité de faire évoluer le contenu, par exemple en supprimant de la liste, des documents que vous ne souhaitez plus éliminer.
Attention : Cette opération ne peut se faire que sur les lots encore ouverts.
L’évolution de l’état du lot de sorts finaux
Voici les différents états qu’un lot de sort final peut prendre :
- Ouvert : Vous pouvez faire évoluer le contenu du lot, en y ajoutant de nouveaux documents ou en en enlevant
- Fermé : Le lot ne peut plus évoluer et est prêt à être traité
- Validé : Une personne habilitée, en général l’archiviste, en a vérifié le contenu
- Confirmé : Les documents ont été mis en destruction
- Appliqué : Les informations relatives aux documents ne sont plus accessibles aux utilisateurs
Les statistiques
A tout moment, vous pouvez accéder aux statistiques relatives aux sorts finaux appliqués.
Voici les informations disponibles :
- Regroupement par :
- Société
- Type de document
- Service propriétaire
- Type d’archives (Numérique ou physique)
- Sélection par :
- Les mêmes critères que précédemment
- Par date d’application de sort final
La fonction “Timeline” vous permet de visualiser de manière prospective le volume des documents destructibles pour les mois ou les années à venir.
