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A quoi servent les Workflows dans Damaris RM ?
L’application Damaris RM sert à optimiser les opérations administratives au sein de nos organisations.
Les Workflows représentent la succession des actions pour gérer une filière en particulier.
Voici quelques exemples de Workflows habituels :
Le Bon à payer des factures
Ce processus permet de fluidifier la mise en règlement des factures fournisseurs. Selon la nature, chaque facture nécessite des vérifications pour nous assurer sa bonne adéquation avec vos attentes.
Le recrutement
Vous souhaitez recruter de nouvelles personnes. Ce processus va vous accompagner dans les étapes indispensables pour valider les candidatures.
La gestion des réponses aux courriers (GEC)
Vous recevez des courriers et des Mails et souhaitez organiser une réponse adaptée aux attentes de vos tiers.
Définissez les cas et paramétrez les attentes et les délais.
Qu’est-ce qu’un Workflow Damaris RM concrètement ?
Les personnes ayant à prendre des décisions ou à effectuer des actions ont besoin de listes de travaux triées de préférence par type d’actions.
Par exemple, tous les jours je dois répondre aux demandes émanant de mes clients et je dois aussi valider la bonne exécution d’actions de mon équipe.
Damaris RM va me proposer des listes de travaux :
- Une liste des sollicitations entrantes des clients
- Une liste des livraisons prévues dans la journée
Ensuite, je vais disposer d’outils me permettant d’indiquer le statut de chaque cas, les cas étant de type :
- Réponse envoyée au client
- Escalade vers une autre personne
- Sollicitation restée en attente
- Livraison effectuée
- Écart dans la livraison
- Livraison en attente
Les fonctions disponibles dans un Workflow
Les Workflows mettent en musique les informations et les documents stockés dans les différentes typologies de documents.
Chaque information ou document va constituer un événement pouvant faire varier un Workflow.
Par exemple, un « Bon de livraison » va pouvoir indiquer que le client a reçu la marchandise. Un « Bon de commande » lance un nouveau projet.
Etc.
Il existe d’autres fonctions pouvant faire évoluer un statut. Vous pouvez utiliser les « Tampons électroniques » pour modifier le statut d’un document. Tamponnez « Bon à payer » pour dire qu’une facture pourra être mise en règlement.
Il existe des évidences pouvant vous alléger les travaux manuels. Par exemple, si le bon de livraison est disponible, il n’est plus nécessaire d’aller tamponner « Marchandise livrée ». Damaris RM peut, dans ce cas, et si vous le souhaitez, effectuer le rapprochement automatique et ajouter le tampon automatiquement.
Comment concevoir un nouveau Workflow dans Damaris RM ?
Idéalement, il convient de partir des fonctions attendues par les utilisateurs et les utilisatrices. De ce côté, vous pouvez recenser tous les besoins et ensuite de remonter pas à pas vers les sources d’informations en passant par les traitements intermédiaires.
Voici un exemple :
Je dois valider les factures d’achats selon le mode opératoire mis en place dans notre Entreprise.
Qu’es-ce que cela implique pour la conception du Workflow Damaris RM ?
- Il convient de récupérer archiver les factures fournisseurs
- Il faut creuser le mode opératoire pour en extraire les autres « Ingrédients », comme par exemple, la liste des fournisseurs pour y trouver les modes de paiement acceptés et pas partir de ce qui est indiqué sur la facture
- Donc, recenser tous les flux entrants
Une fois les flux recensés, il convient de les relier les uns aux autres pour synthétiser les informations dans une liste commune.
Les Workflows sont basés sur le « Statut » d’un document pour déterminer son état d’avancement. Pour ce faire, il faudra établir une liste des différentes étapes et indiquer les actions à mener pour chaque et qui pourra intervenir.
Créez un tableau qui liste toutes les étapes du Workflow. Ce tableau vous aidera à paramétrer Damaris RM.
Comment paramétrer un Workflow dans Damaris RM ?
Voici les différents objets à paramétrer pour créer un nouveau Workflow :
| Objet | Usage |
| Typologies de documents | Elles vont contenir les informations sur les événements à prendre en compte dans le Workflow. Quelques exemples :
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| Groupes d’utilisateurs | Permet de grouper les paramétrages pour un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits. Par exemple, tous les valideurs auront accès aux mêmes tampons, ou les personnes devant mettre à jour les métadonnées. |
| Service propriétaire | C’est l’unité organisationnelle qui va permettre de regrouper toutes les typologies d’un côté et les droits de l’autre. Par exemple, le « Service Achats ». |
| Comptes utilisateur | Même si c’est une évidence, dans une application de Records Management, il est indispensable d’avoir un compte nominatif par personne. C’est ainsi que vous pourrez garantir la traçabilité dans le système. |
| Tampons électroniques | Chaque tampon va permettre de faire avancer le Workflow. Exemples :
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| Workflows | Constituent une liste de travail selon le niveau d’avancement dans le processus. Quelques exemples :
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| Configuration vidéocodage | Ce sont des formulaires de saisie de données pour mettre à jour les métadonnées liées à un document. Exemples :
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| Tâches planifiées | Ce sont des automates permettant d’optimiser les travaux quotidiens. Quelques exemples :
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| Contrôle d’accès | Cette fonction permet de ne montrer à chacun que les documents qui lui sont destinés. Par exemple, chaque responsable budgétaire ne voit que les factures qu’il doit valider. |