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Les contrôles qualité dans Damaris RM
Les contrôles qualité dans Damaris RM servent à garantir la qualité des données stockées.
La mise en place d’une base de données ne suffit pas pour vous assurer de la bonne adéquation des informations avec la réalité de la situation.
Quels sont les écarts habituels dans les données
Voici quelques exemples d’écarts classiques entre les données et la réalité qu’elles sont censées représenter :
- L’adéquation d’une information vis à vis de la source : C’est le cas d’un numéro de téléphone mal saisi ou incomplet, une adresse mail mal copiée, etc.
- La non-unicité d’une donnée. Par exemple, deux fiches salarié portent le même numéro de matricule censé être unique
- Une données manquante alors qu’elle est essentielle. Par exemple, l’absence de client dans sa fiche
- Un dossier incomplet avec des types de documents manquants. Chaque dossier technique doit impérativement avoir une fiche de montage. Ce document est-il présent dans tous vos dossiers ?
- Etc.
Le moteur de Contrôles qualité dans Damaris RM
Depuis le menu Administration / Moteur de Contrôle Qualité vous permet de configurer des définitions que vous pourrez utiliser dans de chaque typologie de documents.
Le principe général du moteur de Contrôle qualité
Définissez un contrôle qualité dépendant d’une valeur d’index qui doit suivre un test avant la validation de la valeur.
Ensuite, Cette définition pourra être liée au niveau d’un critère d’indexation au sein d’une typologie de documents.
Lors de la création du lien, vous avez le choix de son application dans trois cas :
- Lors de l’insertion d’une nouvelle fiche
- Lors de la mise à jour d’une fiche existante
- Dans les deux cas
Par exemple, vous intégrez des données extraites automatiquement depuis un document PDF. Il est potentiellement possible qu’un numéro de SIRET ne soit pas le bon ou qu’il ne soit pas trouvé. De ce fait, vous pouvez paramétrer l’application du contrôle qualité s’appliquant lors de la correction des données et non de son extraction. De ce fait, vous archivez quand-même le document sans cette valeur et vous en vérifiez la conformité lors de la saisie de correction.
Les différents types de contrôles
- Les bornes de valeurs : Elles permettent de vérifier si la valeur à contrôler est bien comprise entre deux bornes de date, d’heure, monétaire ou de longueur de l’information
- La présence de la valeur dans une liste disponible au niveau de la définition du contrôle qualité
- Masque : Indiquez un masque en utilisant la syntaxe d’Expression Régulière (RegExp). Chaque valeur entrée va être confrontée au RegExp avant son enregistrement dans la base de données. Par exemple, vous souhaitez que les numéros de téléphone soient saisies sous leur format international +33012345678
- Commencer avec : Listez toutes les valeurs par lesquelles la nouvelle information doit commencer. Par exemple, vos codes produit démarrent systématiquement par SERV_ pour les services et PROD_ pour les produits
- Finir avec : Idem que Commencer avec, mais pour un suffixe
- Contient : Idem que Commencer ou Finir avec, mais pour une chaîne de caractère au milieu de la nouvelle information
- Date actuelle : Comparer la date saisie avec la date du jour. Vous pouvez même indiquer si la valeur entrée doit être supérieure, inférieure ou égale à la date du jour
- Combinaison : Sophistiquez les contrôles en combinant plusieurs cas
Les messages d’avertissement ou d’erreur Contrôle qualité Damaris RM
Pour chaque contrôle qualité, vous avez la possibilité de rédiger un message qui apparaîtra à l’utilisateur lors de sa saisie erronée.
Vous pourrez définir deux messages différents, un message d’erreur et un message d’avertissement, car lors du lien entre le contrôle qualité et l’index, vous pourrez choisir si le contrôle est obligatoire ou facultatif.
Dans le cas d’un contrôle obligatoire c’est le message d’erreur qui va apparaître.
Dans le cas d’un contrôle facultatif c’est le message d’avertissement qui va apparaître.
Choisir un Contrôle qualité pour un critère dans une typologie de documents Damaris RM
Depuis la fenêtre de configuration d’une typologie, cliquez sur l’icône « Quality Control » à droite du champ concerné.
La fenêtre vous permet de paramétrer le contrôle pour ce critère.
Vous accédez à toute la bibliothèque des contrôles disponibles précédemment paramétrés dans le Moteur de Contrôle qualité.
De plus, il existe un certain nombre de contrôles standards que sont :
- Valeur numérique
- Valeur alphabétique
- Valeur alphanumérique
- Valeur date
- Valeur monétaire
- Valeur non-vide
- Valeur unique
- Valeur présente dans un dictionnaire Damaris RM
Les contrôles qualité niveau Typologie de documents Damaris RM
Il existe plusieurs contrôles possibles entre critères d’indexation.
Le cas classique consiste à vérifier si pour une facture, le montant TTC est bien égal à la somme du montant HT et le montant TVA.
Pour la gestion des archives physiques, vous pouvez aussi vérifier la conformité de la saisie d’un numéro de boite par rapport à un masque de saisie.
Pour finir, contrôlez le contenu d’un champ « Commentaire ».
Les tâches de contrôles qualité Damaris RM supplémentaires
En plus de contrôles sur l’entrée des valeurs dans la base Damaris RM, vous disposez de tâches planifiées pour analyser les données en mode Batch et de faire évoluer un Workflow de gestion des écarts.
Voici quelques exemples de contrôles qualité en tant que tâche planifiée :
- La gestion d’une date d’échéance
- L’existence de doublons
- La complétude des dossiers
- Etc.