Dématérialisation Bulletins de paie, la mise en place

Introduction

Cet article décrit le processus pour la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie pour vos salariés.

Vous venez de souscrire au service de Coffre-fort numérique Damaris, nous vous en remercions.

Voici les différentes étapes pour la mise en place du service.

 

La reprise d’historique

Avant l’ouverture des coffres aux salariés, nous vous suggérons de les remplir au préalable avec au moins les bulletins depuis le début de l’année en cours ou pour une année complète.

Ainsi, lors du premier accès, chaque salarié va trouver entre 6 et 14 bulletins de paie des mois précédents, ce qui lui permet de mieux comprendre l’intérêt d’un coffre-fort numérique.

Pour cela, il vous suffit de nous envoyer les fichiers PDF des mois précédents. Attention : Les fichiers PDF doivent être issus du même outil de création des bulletins. Si tel n’est pas le cas, veuillez informer votre interlocuteur Damaris.

La création des comptes salariés

Lors de la mise en place de la prestation, nous avons étudié ensemble le format du fichier à nous envoyer contenant la liste des salariés pour lesquels nous allons créer un coffre-fort individuel.

Il vous suffit donc de nous envoyer un fichier du même format validé contenant la liste des salariés actuels.

Tous les mois, il convient de nous transmettre un fichier contenant soit la liste des nouveaux arrivants ou de la totalité des salariés. Dans le deuxième cas, nous n’allons traiter que les nouveaux salariés, les comptes déjà existants ne seront pas affectés.

Le courriel de “Bienvenue”

Chaque nouveau compte créé va recevoir un courriel de “Bienvenue”. Ce message informe le salarié(e) pour les éléments suivants :

• Le lien vers le coffre-fort en ligne
• Le nom de l’utilisateur qu’il ou elle va utiliser pour se connecter

Voici un exemple de courriel :

Le courriel d’activation du coffre-fort

Ensuite, immédiatement après, chaque personne va recevoir un courriel lui permettant de finaliser la création de son compte.

Dans cette étape, la personne va copier / coller un lien URL qui l’amène à indiquer son mot de passe.

Voici un exemple de courriel d’activation :

 

Voici un écran d’activation :

L’accès au coffre-fort numérique

Félicitations, votre salarié(e) a maintenant accès à ses bulletins de paie.

Pour cela, il lui suffit de lancer le lien URL suivant :

https://coffre.damaris.pro/DamarisRM

Ensuite, il convient d’utiliser le nom d’utilisateur et le mot de passe choisi.