La configuration des Sites de stockage physiques

Introduction

Damaris RM propose la gestion des sites de stockage pour vos archives physiques.

Cet article vous explique comment les paramétrer et comment les gérer.

Le principe des sites dans Damaris RM

Damaris RM vous offre la possibilité de décrire vos sites de stockage le plus approchant possible à la réalité.

Tout d’abord, vous pouvez définir autant de sites que vous en disposez.

Chaque site peut contenir des sites enfants.

Par exemple, vous disposez d’un immeuble ayant trois salles d’archives. Vous pouvez créer un site parent pour l’immeuble et trois sites enfants pour les salles.

Ensuite, vous allez définir la disposition de chaque salle en indiquant les épis, baies et tablettes.

Les épis

Appelés également les travées ou les allées représentent un ensemble de baies mises côte à côte.

Les baies

Ce sont les armoires qui vont contenir des tablettes.

Les tablettes

Ce sont les étagères dans chaque baie ou armoire.

A ce stade, vous devez indiquer la taille de chaque tablette. Bien évidemment, les tablettes au sein d’un même local peuvent avoir des tailles différentes. Vous pouvez indiquer la taille réelle des tablettes par groupe.

Voici deux illustrations pour mieux comprendre les différents moyens de mesure :

Les repères

Il existe une dernière notion, les repères qui vous permettent de subdiviser les tablettes. Cette approche est essentiellement utilisée dans le cas où vous avez des tablettes de grande dimension.

La configuration d’un nouveau Site

Cela se passe en deux étapes.

Premièrement, vous allez décrire le nouveau site dans sa globalité.

Vous allez indiquer les éléments suivants dans le menu Gestion du Stockage / Stockage Physique / Sites :

• Le nom du site
• Le code site : Très important, cette information devient le préfixe des étiquettes code à barres
  • Utilisez un code le plus court possible, tout en choisissant un explicite pour les utilisateurs
    • Exemple : TLS pour Toulouse, SIEGE pour le siège social, USN1 pour l’Usine numéro 1, etc.
• La structure des adresses du site
  • Indiquez ici la structuration des adresses de votre site et les valeurs limites globales de chaque entité
  • Pour les valeurs alphabétiques, utilisez le caractère A et les valeurs numériques, #

Ensuite, il convient de générer les adresses de stockage pour votre site.

Cette opération consiste à créer les adresses disponibles pouvant accueillir les boites d’archives.

Pour cela, allez dans le menu Gestion du Stockage / Stockage Physique / Adresses.

Ensuite, utilisez la fonction Générer une plage d’adresses dans le menu PLUS.

Sélectionnez le site puis remplissez les champs Adresse début et adresse fin et indiquez la capacité maximale dans l’unité choisie.

Par exemple, pour des étagères d’un mètre de longueur vous pouvez entrer 100 pour 100 centimètres.

Il est impératif d’utiliser la même unité dans l’ensemble de la solution. Les valeurs concernées sont la taille des tablettes et la largeur des boites d’archives.