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Comment créer une nouvelle typologie de documents dans Damaris RM ?
Une des méthodes les plus simples consiste à utiliser un modèle existant pour vous permettre de gagner du temps.
En effet, une bibliothèque de Modèles des types de documents est disponible dans Damaris RM. Lors de la création d’une nouvelle typologie, explorez les modèles existants et choisissez-en un qui se rapproche de vos besoins.
Lorsqu’un modèle vous sert à créer une nouvelle typologie, vous avez la possibilité ensuite d’apporter les modifications souhaitées pour l’adapter à vos besoins précis.
Les Modèles de types de documents dans Damaris RM
Rendez-vous dans le menu « Configuration Typologies / Liste des typologies« .
La liste actuelle des types de documents apparaît.
Allez dans le menu « PLUS / Générer document depuis le Modèle« .
Une fenêtre similaire s’ouvre :
Choisissez le modèle souhaité présent dans la liste.
Ensuite, renseignez les champs suivants :
- Nom type de document : C’est le nom qui va apparaître pour les utilisateurs et les utilisatrices
- Code type de document : C’est le code qui sera utilisé dans les appels Web Service par exemple et les échanges de données en général
- Type d’archives :
- Archives électroniques : Privilégiez cette option pour la dématérialisation de vos documents
- Archives physiques : Ceci est pour la gestion des archives physiques uniquement
- Archives communes : Cette option sert si cette nouvelle typologie va gérer des archives physiques et numériques au même moment
Cliquez sur le bouton « Générer ».
Et voilà ! Félicitations, votre nouveau type de document est ajouté à la liste des typologies.
Les autres objets créés à partir d’un modèle
Selon le modèle choisi, vous allez créer un peu plus qu’une nouvelle typologie.
Par exemple, pour les factures fournisseurs, vous allez créer une « Notice étendue » pour conserver les informations concernant les taux de TVA.
Vous allez également créer de manière automatisée une configuration de Vidéocodage pour l’entrée de données saisies, etc.
La suite des opérations
Une fois votre nouvelle typologie créée, vous devrez effectuer les travaux de paramétrage suivants :
- Créer la liaison entre la typologie et le ou les Services pouvant y accéder
- Configurer les moyens de capture manuel ou automatique de nouveaux documents
- Adapter la liste des résultats de recherches pour vos utilisateurs
- Ajouter des contrôles d’accès pour limiter la visibilité des documents selon des valeurs d’index
- Etc.
Les modèles disponibles
Vous trouverez les modèles suivants actuellement disponibles :
- Bulletin de paie
- Dossier du personnel
- Facture client
Si vous ne trouvez pas les modèles disponibles dans votre application Damaris RM, contactez-nous pour une mise à jour de votre outil.