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La fonction Télécharger documents de Damaris RM
La fonction Télécharger documents de Damaris RM sert à intégrer de nouveaux documents ou de données dans le coffre-fort numérique.
Elle permet aux personnes habilitées de soumettre un fichier PDF par exemple et de renseigner les critères d’indexation, les métadonnées en somme.
De plus, vous pouvez utiliser cette fonction pour créer un formulaire de saisie d’informations, sans avoir besoin de soumettre un PDF.
Les avantages de la fonction Télécharger documents de Damaris RM
D’abord, chaque configuration « Télécharger documents » est liée à une typologie de documents.
Ce lien va permettre de remonter un certain nombre d’informations et de paramétrages.
Les champs d’indexation
Le premier élément concerne la liste des critères.
Pour chaque configuration, vous avez la possibilité de choisir les critères visibles et ceux en lecture seule.
Ainsi, vous exposez des formulaires adaptés et différents, même si les données aboutissent dans la même typologie de documents.
Il existe un grand nombre de types de critères :
- Alphanumérique
- Numérique
- Date
- Listes
- Dictionnaires
- Icônes
- Mots clés
- Etc.
Les contrôles qualité
A chaque critère vous pouvez associer un ou plusieurs contrôles qualité. Ces contrôles vous permettent de vous assurer une saisie en conformité avec les données attendues.
Les contrôles qualité permettent de valider le format des données, leur présence dans un dictionnaire, l’unicité d’une valeur ou sa présence obligatoire, etc.
Lien avec des tâches de pré-traitement
Cette nouvelle fonction offre la possibilité de soumettre d’abord un document PDF qui pourra être analysé au préalable avant de donner la main à l’utilisateur pour compléter la saisie.
Voici un exemple :
- La soumission d’un PDF
- Le passage à l’OCR (Reconnaissance de caractères)
- Tentative d’extraction de critères depuis le PDF
- Mise à jour de certains critères en automatique
- Présentation du formulaire, avec un pré-remplissage de certains champs