Les statistiques et le journal des événements
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Introduction
Tout système doit remonter un certain nombre d’informations permettant de mieux comprendre son fonctionnement et d’aider les décideur à améliorer les processus.
La solution Damaris RM propose une série de fonctions en ce sens :
- Les statistiques
- Le journal d’événements
Les statistiques
Damaris RM propose en standard les statistiques suivantes :
- Le fonds d’archives
- Déclarations
- Demandes
- Sorts Finaux
- Utilisation stockage physique
- Réception
- Utilisation du Coffre fort numérique
A quoi servent les statistiques ?
Premièrement, les statistiques permettent de remonter des données synthétiques aux décideurs leur aidant à mieux orienter les opérations futures.
Par exemple, le taux de remplissage des sites de stockage peut engendrer une décision de recourir à de l’externalisation ou de la location de nouveaux sites.
Les statistiques peuvent également servir à vérifier la bonne intégration de nouveaux documents dans une période donnée.
Comment ça marche ?
Sur tous les écrans de statistiques vous avez la possibilité d’effectuer deux opérations. Vous pouvez choisir le ou les critères de regroupement et vous pouvez filtrer les résultats.
Par exemple, vous pouvez obtenir le nombre d’articles dans le fonds archivés entre deux dates et regroupés pour toute la société.
Une fois les informations obtenues, vous pouvez exporter la liste des résultats au format PDF ou CSV (Excel).
De plus, vous pouvez épingler cette liste sur votre Panneau Personnel. Les informations de la liste restent vivantes au niveau du Panneau Personnel.
Le Fonds d’archives
Le fonds d’archives est l’ensemble des “Articles” versés au sens archivistique du terme.
Un article est un enregistrement qui décrit le document.
Un article peut être :
- Un document électronique, un PDF par exemple
- La description d’une boite d’archives, même si elle contient plusieurs dossiers (Exemple : les factures de 2015)
- La description d’un dossier en particulier archivé dans une boite
- La description d’un sous-dossier archivé dans un dossier
- Etc.
Les statistiques vont remonter le nombre d’articles déclarés dans votre base de données.
Voici les éléments de regroupement disponibles pour le fonds d’archives :
- Société : Le fonds sera groupé par société mère et filiales
- Type de document
- Service : Par service propriétaire des archives
- Date d’archivage
- Etat d’archive : Reçu ou Archivé
- Type d’archive : Archives électroniques ou physiques
Les déclarations
Ces statistiques vont remonter les informations sur les déclarations en cours de traitement.
Les déclarations représentent l’étape où les correspondants archives vont préciser les infirmations des futurs versements dans le fonds d’archives.
La qualité des informations dans le fonds d’archives dépend directement de la qualité des déclarations.
Les statistiques sur les déclarations permet aux archivistes d’organiser leur travail pour l’enlèvement des boites d’archives. Elles sont très utiles lors de la gestion des archives physiques.
Voici la page de paramétrage des statistiques sur les déclarations :
Les demandes
Cette fonction concerne les demandes de sorties effectuées pour les archives physiques.
Lors de la gestion des archives, les utilisateurs peuvent demander un retour des documents ou leur numérisation.
Ces demandes génèrent un certain nombre de travaux qu’il est important de mesurer.
Voici les éléments de filtrage disponibles pour les statistiques des demandes :
Les sorts finaux
Les sorts finaux correspondent traditionnellement aux éliminations des archives arrivées en fin de vie.
Le terme générique “Sort Final” est privilégié car l’élimination n’est pas le seul sort réservé aux documents. D’autres opérations peuvent être appliquées comme par exemple le tri, la conservation ou le versement aux archives départementales.
Voici les éléments de filtrage disponibles pour les statistiques des Sorts Finaux :
L’utilisation stockage physique
Les informations liées aux sites de stockage sont essentielles pour la bonne utilisation des ressources. En effet, selon le taux de remplissage ou la répartition des charges, vous pouvez optimiser au mieux les transferts de vos documents physiques, les déplacements des opérateurs et le temps d’accès aux informations.
A partir de ces informations, vous avez également la possibilité d’obtenir les clés de répartition de l’utilisation des ressources.
Voici les éléments de filtrage disponibles pour les statistiques d’utilisation du stockage physique :
Concernant les statistiques des sites d’archives physiques, vous avez la possibilité d’obtenir plus d’informations à partir du menu Gestion du stockage.
Lors de l’accès à la liste des sites de stockage, vous pouvez sélectionner un site en particulier et utiliser le menu “Afficher les statistiques”.
Ici, vous accédez à des informations globales sur les adresses créées ou à venir, sur l’occupation des tablettes, etc.
Voici un exemple d’écran de statistiques des sites de stockage physique :
La réception
La fonction “Réception” consiste à constater l’arrivée des boites d’archives physiques ou des dossiers préalablement déclarés dans le giron de l’archiviste.
Cela valide en quelque sorte la validation de l’existence de l’article archivistique.
En tant que responsable, vous avez accès aux statistiques liées à cette opération stratégique.
Voici les éléments de filtrage disponibles pour les statistiques des réceptions :
L’utilisation du coffre fort numérique
Le coffre fort numérique est le dispositif permettant l’archivage à valeur probante de vos fichiers informatiques.
Le suivi de l’usage de cette ressource est primordial.
L’information est donnée en Ko (Kilo-octets).
Voici les éléments de filtrage disponibles pour les statistiques des Sorts Finaux :
Les statistiques de Damaris RM en résumé
Vous avez bien compris le principe général des statistiques dans Damaris RM.
- Choisissez votre type de statistique
- Choisissez vos critères de regroupement et de filtrage
- Obtenez la liste à l’écran
- Exportez la liste
- Épinglez vos statistiques sur votre Panneau personnel
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