La gestion des Conventions de dématérialisation
Introduction
Les Conventions de dématérialisation sont des documents qui encadrent la dématérialisation des documents en remplaçant les échanges papier par des échanges électroniques.
La législation Française et même Européenne permet et incite les organisations à recourir à la digitalisation de leurs échanges.
Faux ami
Il ne faut pas confondre la dématérialisation avec la numérisation des documents papier.
La première notion consiste à ne plus générer de documents physiques (Papier, microfiches, etc.) et de n’en utiliser que la version numérique.
La numérisation des documents physique s’apparente à un changement de support qui peut parfaitement s’insérer dans des projets d’amélioration des processus pour simplifier la vie des utilisateurs.
Il convient de rappeler que la numérisation de certains types de documents comme par exemple les factures fournisseurs peut vous permettre d’éliminer sa version physique.
La convention de dématérialisation c’est quoi ?
Une convention de dématérialisation délimite le périmètre de la livraison des documents numériques en lieu et place des documents physiques.
Une convention de dématérialisation peut s’apparenter à des Conditions Générales. Il se peut que la convention de dématérialisation fasse partie intégrante de CGV ( Conditions Générales de Vente) par exemple.
Comment gérer la convention de dématérialisation dans Damaris RM ?
Le document lui-même devra être rédigé ou validé par votre service juridique.
Ensuite, le document PDF est archivé dans Damaris RM.
Chaque utilisateur va pouvoir effectuer un choix initial ou changer d’avis.
Selon son choix vous pourrez ensuite délivrer le type de document sous format numérique ou papier.
Dans la majorité des cas, les Lois Européennes considèrent qu’en cas de non-décision, le tiers (Client ou salarié par exemple) accepte la dématérialisation.
C’est seulement dans le cas d’un refus qu’il ou elle devra exprimer en refusant la Convention de dématérialisation.
Configurer une Convention de dématérialisation
Rendez-vous dans le menu “Conventions / Configuration”.
Commencez par choisir un nom parlant pour les utilisateurs. Par exemple “Convention de dématérialisation des Bulletins de paie“.
Le “Niveau d’acceptation” vous permet d’indiquer qui va valider : La société, le service, le groupe ou l’utilisateur.
Si vous sélectionnez niveau “Utilisateur”, deux autres options s’offrent à vous :
- Le rattachement automatique de tous les nouveaux utilisateurs créés à cette convention
- La proposition de valider toujours la dernière version de la convention
La gestion des versions d’une Convention
Dans le menu Configuration convention, choisissez la convention puis cliquez sur le bouton “Télécharger nouvelle version”.