La description de votre Organisation
Introduction
En règle générale, votre organisation est structurée de manière hiérarchique.
En tant qu’autorité archivistiaue, votre rôle consiste à analyser l’organisation existante et la décrire dans votre solution Damaris RM.
Les enjeux
Le paramétrage de l’organisation va vous peréettre de géerer le plus facilement possible les droits d’accès de vos utilisateurs aux fonctions et aux ressources de Damaris RM.
Les objets à paramétrer
Les objets liés à l’organisation sont :
- Société
- Service propriétaire des documents
- Groupe d’utilisateurs
- Utilisateur
- Profil utilisateur
- Les types de documents
Globalement, nous pouvons dire que l’objectif est d’ouvrir des fonctions de traitement de documents aux utilisateurs habilités pour les documents personnels ou de leur service.
Les caractéristiques fonctionnelle
L’étanchéité des Sociétés
Par défaut, les documents appartiennent à une Société et ne sont pas accessibles à partir d’autres Sociétés.
Un utilisateur habilité peut partager exceptionnellement des documents avec des utilisateurs externes à sa société.
L’accès aux documents de son Service
Chaque utilisateur est membre d’au moins un Service. Un Service (Ou Département) est une entité fonctionnelle d’une Société.
Par exemple, la Direction des Ressources Humaines (DRH) est un service classique des sociétés.
Lors de la description de votre organisation, vous aurez à lier chaque utilisateur à son service et d’y indiquer son profil.
Les profils utilisateurs
Pour simplifier les accès dans Damaris RM, vous pouvez utiliser les profils standards, de les modifier ou d’en créer de nouveaux.
Chaque profil indique les droits d’accès aux menus de Damaris RM.
Vous pouvez définir les droits suivants :
- Aucun accès
- Utilisateur
- Manager
Vous trouverez plus de détails pour chaque cas dans la docuéentation Damaris RM.
Les Groupes Utilisateurs
Cette notion vous permet de configurer de manière unifiée des caractéristiques des utilisateurs.
Voici les paramétrages disponibles au niveau Groupe :
- Les Contrôles d’accès
- Les Vision Documents
- Le paramétrage par défaut de la fonction Recherche
- Les permissions aux fonctions comme les demandes, l’application mobile, etc.
- L’accès transversale aux documents d’autres sociétés
- Le choix des configurations utilisées pour le téléchargement des documents
Les types de documents
C’est ce que l’on appelle le Tableau de Gestion.
Ici, vous pouvez lister tous les types de documents que votre société utilise.
Vous allez définir les durées de conservation et le sort final rattaché.
Pour chaue type de document, vous allez choisir les critères de recherches.
Pour que les utilisateurs accèdent aux documents, il convient de rattacher les types de documents aux services ayant le droits d’accès.