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A quoi servent les champs Liste dans Damaris RM ?
Pour guider vos utilisateurs et utilisatrices, vous allez mettre à leur disposition des fonctions et cadrer les informations pertinentes à entrer dans le coffre-fort numérique.
Plus les données sont de « Bonne qualité » et vérifiées, plus votre système sera capable de vous accompagner.
En suivant ce principe, l’application Damaris RM offre un grand nombre de fonctions pour contrôler la justesse des informations.
Les champs de type « Listes » font partie de ces fonctions.
Vous souhaitez guider la saisie des informations en offrant une liste de valeurs acceptables à vos utilisateurs.
Damaris RM propose plusieurs types de listes :
- Les dictionnaires
- Les listes fermées
- Les listes hiérarchisées « Virtual Folder »
- Les icônes
De plus vous avez la possibilité de lier les listes au sein d’une même typologie ce qui va permettre de proposer des valeurs d’une liste secondaire selon la valeur choisie dans une liste précédente.
Un exemple de liste liée serait de choisir un « Pays » dans une liste et d’obtenir les « Villes » du pays sélectionné dans une autre liste.
Une petite description de chaque type de liste dans Damaris RM
Voici un tableau récapitulatif des différents types de listes dans Damaris RM, avec leurs apports spécifiques :
| Type de liste | Avantages | Limites |
| Dictionnaire | Les dictionnaires sont des listes centralisées utilisables à partir de plusieurs typologies de documents. De plus, vous pouvez les mettre à jour à partir de données disponibles dans une typologie de documents. Peuvent accepter plusieurs dizaines de milliers de lignes. | Souvent plus lentes à manipuler que les autres types de listes. Une mise à jour impactera toutes les typologies qui l’utilise. |
| Simple Closed List | Comme son nom le suggère, c’est une liste assez simple pour faire choisir une valeur parmi quelques dizaines disponibles. | Elle se limite à une seule typologie et devra être saisie de nouveau en cas de réutilisation dans une autre typologie. |
| Virtual Folder | C’est une liste hiérarchisée pouvant représenter une arborescence de valeurs dans la même liste.
| Elle est liée uniquement à une seule typologie. Attention à la longueur du champ dans le cas de multiples niveaux. |
| Icônes | Elle contient à la fois un texte et une petite icône attachée. Elle sert à attirer l’attention des utilisateurs avec un code couleur par exemple. La valeur d’index mise à jour, c’est l’icône qui apparaît dans les listes. Une bibliothèque d’icônes est disponible, en plus de celles que vous pouvez téléverser. | Elle est liée à une seule typologie de documents. |
| Liste ouverte | L’utilisateur peut choisir une valeur depuis la liste ou entrer une autre valeur non-disponible. Cette nouvelle valeur ne s’ajoute pas automatiquement à la liste existante. C’est une liste en mode auto-complétion. De ce fait, elle peut contenir un grand nombre de lignes. | Elle est peu utilisée car peut permettre d’entrer des valeurs non prévues. Elle est liée à une seule typologie de documents. |
| Liste fermée | C’est une liste en mode auto-complétion. De ce fait, elle peut contenir un grand nombre de lignes. | Elle est liée à une seule typologie de documents. |
Où paramétrer les listes dans Damaris RM ?
Les listes sont paramétrées au niveau de la configuration d’une typologie de documents.
Allez dans le menu « Configuration typologies / Liste des typologies ».
Choisissez la typologie concernée.
Dans la liste des critères, choisissez un type d’index « Liste », selon votre choix.