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Tâche mise à jour Index Tampon de Damaris RM à quoi elle sert ?
Cette tâche de mise à jour Index / Tampon dans Damaris RM est un outil très puissant vous permettant de modifier des valeurs d’index ou de mettre à jour un statut d’un document dépendant des autres valeurs d’index.
Elle contient un très grand nombre de possibilités que sont :
- La mise à jour suite à une condition
- La mise à jour d’un critère à partir de données présente dans une autre table
- L’apposition d’un tampon électronique suite à une condition
- La mise à jour d’un champ à partir du texte contenu dans le document lui-même
La condition de déclenchement de la mise à jour
Dans un premier temps, vous devrez définir la condition qui va pouvoir déclencher la mise à jour dans Damaris RM.
Cette condition est liée à une typologie de documents « Maître ».
Cette condition peut se baser soit sur des valeurs d’index, de l’existence ou pas d’un tampon sur le document et même sur le contenu des Notes.
Vous pouvez déclarer une condition simple ou bien utiliser les parenthèses avec des opérateurs booléens ET et OU.
La gestion du document lié
Une typologie de documents lié au type de document « Maître » va vous offrir la possibilité de récupérer des données d’une autre source pour venir mettre à jour la table principale.
L’exemple typique consiste à aller récupérer le nom d’un client à partir de son code.
Vous ne pouvez lier qu’une seule typologie liée au document Maître.
Ici, vous pouvez choisir une autre typologie depuis laquelle vous allez pouvoir récupérer des données pour mettre à jour dans le type de document « Maître ».
Dans ce cas, vous devrez paramétrer comment ces deux tables sont liées entre elles.
Par exemple, vous pouvez utiliser un code pour trouver l’égalité entre les deux tables.
La gestion des dates d’échéance dans Damaris RM
Cette puissante fonction vous offre la possibilité de détecter des cas liés à une dates d’échéance.
Par exemple, vous souhaitez avertir des personnes habilitées à l’approche d’une date d’échéance 30 jours avant ou dans le cas du dépassement d’une date.
Pour ce faire, dans la tâche de Mise à jour Index / Tampon, cochez la case « Date d’échéance » qui ouvrira une nouvelle section dans laquelle vous aurez à configurer les éléments suivants :
- La condition du côté gauche qui vous permet de choisir le champ « Date » à contrôler
- La condition elle-même :
- L’égalité : =
- Inférieur ou égal : <=
- Supérieur ou égal : >=
- La condition du côté droit où vous pourrez sélectionner la deuxième valeur de date intervenant dans la comparaison. En règle générale, vous souhaitez effectuer une vérification par rapport à la date du jour. Dans ce cas, choisissez « Date actuelle«
- Pour finir, l’écart en nombre de jours. Entrez par exemple « 30 » pour trente jours d’écart
Le champ à mettre à jour et sa future valeur
Ensuite, vous allez définir le champ à mettre à jour.
La mise à jour va s’effectuer si la condition initiale sur le document « Maître » est remplie et en cas de l’existence d’une table liée, que le lien ait été trouvé.
Ici, vous avez plusieurs possibilités pour définir la valeur :
- Une valeur statique
- Par contenu du document maître : Depuis le contenu textuel du document PDF
- Par une valeur du document lié : Depuis la table du document lié
- Par contenu du document lié : Depuis le contenu textuel du document PDF
Concernant la récupération d’une valeur depuis le contenu plein textuel, utilisez les expressions régulières pour capter l’information recherchée.
L’ajour automatique d’un Tampon électronique dans Damaris RM
En plus de la mise à jour d’une valeur dans un champ donné, vous pouvez également apposer un Tampon électronique sur le ou les documents concernés.
Cette fonction très puissante et si simple à configurer vous permet d’automatiser certains Workflows, par exemple pour une validation automatique d’un « Bon à payer » si toutes les conditions sont bien réunies pour le faire.
Pour ne pas multiplier les tampons déjà appliqués, veillez à vérifier si le tampon ne serait pas déjà appliqué sur le document en question dans la partie « Condition » initiale de la tâche.