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Qu’est-ce qu’une tâche Alerte Mail dans Damaris RM ?
Damaris RM offre une fonction d’envois de mails ou de notifications à vos utilisateurs.
Une fois configurée, vous pouvez planifier la tâche pour que périodiquement les Mails soient envoyés à vos contacts.
Les utilisations classiques de la tâche planifiée Alerte Mail dans Damaris RM
La tâche Alerte Mail Damaris RM est un outil assez puissant qui va vous servir dans plusieurs cas différents.
Une simple notification
Cette configuration envoie un message simple à un ou plusieurs destinataires. Elle peut utiliser indifféremment les Courriel, les SMS ou les notifications internes Damaris Mobile.
La livraison de documents
Ici, vous ne notifiez pas seulement, mais vous délivrez des documents en pièce jointe du courriel.
Une invitation pour une signature électronique
Dans ce cas, vous avez paramétré un Workflow, avec une invitation à signer des documents. Un lien crypté est adressé aux destinataires.
Les conditions d’envois
D’abord, vous allez définir les conditions du déclenchement des envois, ainsi que le canal :
- Interne
- SMS
- Invitation Signature électronique
Ici, vous avez la possibilité d’inclure un type de document dans lequel vous pouvez discriminer des valeurs d’index avec des opérateurs Booléens.
Par exemple, envoyez un mail dès qu’un document a pour valeur d’index « A envoyer ». Vous pouvez également distinguer les envois en ajoutant une autre valeur d’index.
Par exemple, si le code client est égal à « 1234 » ou si le statut est égale à « Dossier complet ».
Les pièces jointes
La tâche d’Alerte Mail de Damaris RM est un puissant outil de communication qui va vous aider à informer les personnes concernées en leur donnant un maximum d’informations dès la réception du courriel.
Par exemple, si les utilisateurs et les utilisatrices ont besoin de documents, vous pouvez les leur adresser comme pièce jointe.
Attention : Les courriels sont peu sécurisés. Réservez ce type de transmission aux documents non confidentiels.
Vous avez la possibilité de les remplacer par un lien URL qui renvoie vers un portail Damaris RM sécurisé.
Configurer l’expéditeur et les destinataires
Dans cette section, vous disposez d’un grand nombre d’options selon les choix précédents effectués.
Globalement, vous pouvez choisir l’adresse mail de votre destinataire dans trois catégories :
- Une valeur fixe : Pour informer une personne en particulier
- Un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs déclarés dans Damaris RM
- Une adresse mail liée au document candidat à être distribué (Index contenant l’adresse mail)
Dans le cas de SMS, vous aurez à transmettre un numéro de téléphone mobile.
Pour l’invitation à la signature électronique, ce sera le code utilisateur Damaris RM qui pourra disposer à la fois de l’adresse mail et du numéro de téléphone mobile.
Dans cette section, vous allez également choisir le modèle e-mail qui sera utilisé.
NB : Les modèles e-mail embarquent des champs variables pour personnaliser chaque e-mail envoyé.
Les actions post-traitement
Dans cette dernière partie, et selon les autres paramètres, vous pourrez mettre à jour des valeurs d’index.
L’idée principale consiste à faire avancer les Workflows d’un cran, en indiquant que les personnes ont bien été notifiées.
Attention : Cette option n’est disponible que si l’adresse mail est liée à un document et non une valeur générique. Car Damaris RM n’a pas la possibilité de retrouver les lignes à mettre à jour.
L’utilisation des API Mailjet
Si vous utilisez La plate-forme Mailjet comme outil d’envois de vos e-mails, Damaris RM est à même de récupérer le statut attaché au message.
Pour cela, vous aurez à paramétrer une tâche planifiée qui va vérifier de manière régulière la délivrabilité de vos messages.
Voici quelques exemples de statuts retournés par Mailjet :
- En attente
- Livré
- Ouvert
- Cliqué
- Bloqué
- Etc.
La délivrabilité de vos messages est un gage de qualité dans la communication digitale.